Khi bắt đầu thấy quá tải, phản xạ tự nhiên của nhiều người làm chủ là tuyển thêm người. Suy nghĩ rất hợp lý: nhiều việc quá thì thêm tay làm, gánh nặng sẽ nhẹ đi. Nhưng không ít người ngạc nhiên khi thấy điều ngược lại: tuyển thêm vài người, mà sao mình còn mệt hơn trước.

Nếu bạn từng trải qua điều đó, vấn đề thường không nằm ở việc bạn tuyển sai người, mà ở chỗ số lượng người không giải quyết được vấn đề vốn thuộc về cách vận hành. Bài viết này chỉ ra vì sao thêm người đôi khi lại thêm việc cho sếp.

Kỳ vọng “tuyển thêm là hết bận” và vì sao nó thường sai

Tuyển thêm người chỉ giảm tải khi công việc có thể được bàn giao gọn gàng, có người hướng dẫn, có chuẩn để đo. Nếu doanh nghiệp chưa có những thứ đó, mỗi người mới không phải là một gánh nặng được san bớt, mà là một dấu hỏi mới cần bạn giải đáp mỗi ngày.

Người mới cần biết làm gì, làm thế nào cho đúng, hỏi ai khi vướng. Nếu mọi câu trả lời đều nằm trong đầu bạn, thì càng nhiều người mới, bạn càng bị hỏi nhiều hơn. Gánh nặng không biến mất, nó chỉ đổi hình: từ làm việc sang giải thích, hướng dẫn và sửa lỗi cho người khác.

Ba lý do tuyển thêm nhưng vẫn mệt

1. Chưa có hệ thống để người mới bắt nhịp

Khi không có quy trình, tài liệu hướng dẫn hay người kèm, mọi kiến thức đều phải truyền miệng từ bạn. Người mới mất nhiều tháng để bắt nhịp, và trong suốt thời gian đó, chính bạn là người phải kèm.

2. Tuyển tay chân trong khi cần cái đầu

Đôi khi người làm chủ tuyển thêm người để làm những việc tay chân, trong khi thứ họ thực sự cần là một người đủ sức gánh một mảng và tự ra quyết định. Thêm người thực thi không gỡ được gánh nặng ra quyết định, và gánh đó vẫn nằm trên vai bạn.

3. Thêm người nhưng chưa thêm năng lực quản lý

Quản lý hai người khác với quản lý mười người. Khi đội lớn lên mà cách điều phối vẫn như cũ, bạn bắt đầu tốn thời gian cho họp hành, phối hợp và xử lý mâu thuẫn, nhiều hơn cả phần thời gian tiết kiệm được nhờ có thêm tay làm.

Vấn đề không phải số người, mà là cách vận hành

Tăng người mà không tăng hệ thống giống như đổ thêm nước vào một chiếc xô thủng: bạn càng đổ, càng phải canh.

Gốc rễ không nằm ở việc bạn có bao nhiêu người, mà ở chỗ doanh nghiệp đã có cách để một người mới tự vận hành mà không rút cạn thời gian của sếp hay chưa.

Khi có quy trình rõ, chuẩn chất lượng rõ, phạm vi quyết định rõ và người kèm rõ, thêm người mới thật sự làm nhẹ gánh. Khi thiếu những thứ đó, mỗi người mới lại thêm một sợi dây buộc về bạn.

Khi nào tuyển người thật sự giải phóng bạn

Tuyển người giải phóng bạn khi bạn tuyển để giao một kết quả kèm quyền quyết định, chứ không chỉ giao tác vụ. Nó cũng đòi hỏi bạn đầu tư trước một chút vào việc viết ra cách làm, để người mới không phải hỏi lại mọi thứ từ bạn. Khoản đầu tư đó trông như mất thời gian lúc đầu, nhưng chính là thứ giúp bạn lấy lại thời gian về sau.

Ở Inner Harmony, khi đồng hành cùng các nhà lãnh đạo đang loay hoay với bài toán nhân sự, chúng tôi thường bắt đầu bằng một câu hỏi: trước khi tuyển thêm người, liệu một phần việc đang quá tải có thể được chuẩn hóa thành quy trình, để người mới bắt nhịp nhanh và sếp bớt phải kèm tay?

Đọc tiếp trong chuỗi: “Doanh nghiệp đang lớn lên, hay chỉ phình to cùng sự phụ thuộc vào bạn?” và “Làm việc trên doanh nghiệp thay vì trong doanh nghiệp.”

Nội dung có sự hỗ trợ của AI; Inner Harmony biên tập và chịu trách nhiệm nội dung.